Clôture de la caisse par un·e coopérateur·trice

Cette fiche décrit la procédure à suivre pour clôturer la caisse à la fin d'un service.

1. Cliquer sur le bouton "Close" puis rapidement sur "Confirmer", en haut à droite de l'écran de caisse.
   

    

   

     

2. Cliquer sur le bouton "Fermer" de la caisse pour faire apparaître l'écran suivant :
    

   

    

3. Se munir d’une enveloppe et de la feuille de caisse disponible dans le manuel du coopérateur·trice à la caisse.
   (pour modifier la feuille de caisse, cliquer ici).
   
   

4. Remplir l'en-tête de la feuille de caisse :
   • La date et l'heure du créneau
   • La session indiquée à l'écran (ex : POS/2020/05/06/4419)
   • Le prénom du/de la coopérateur·trice qui a tenu la caisse pendant le créneau (une personne référente que la branche compta puisse contacter si besoin en cas d'écart)
5. Compter le nombre de chèques et de tickets de cartes bancaires contenus dans la caisse, puis rapporter ce nombre dans la colonne "Nombre" aux lignes correspondantes.
   
   • Si la somme de ventes (chèques + tickets CB) correspond au "Nb de ventes" indiqué à l'écran:
     • Reporter le total des ventes correspondant à la ligne "Chèques Ventes (EUR)" et "Cartes bancaires Ventes (EUR)" indiqué sur l'écran dans la colonne "Ss-total des ventes" dans la colonne "Total des ventes Odoo (à l'écran)" de la feuille de caisse
     • Sur le boitier du TPE, cliquer sur :
       • F - 1 - 2 --> somme des tickets CB normaux
       • F - 3 - 2 --> sommes des tickets CB sans contact
     • Reporter le total des tickets TPE (normaux et sans contact) dans la colonne "Total des tickets TPE (CB et sans contact) et chèques" de la feuille de caisse
     • Indiquer l'(es) écart(s) constaté(s) dans la colonne "Différence"
     • si écart dans la colonne Différence, sur le boitier du TPE, cliquer sur F - 1 - 1, puis sur "2 - Non abouties", et sur F - 3 - 1, puis "2 - Non abouties". Ranger ces tickets dans l'enveloppe de cloture.
   • Si la somme de ventes (chèques + tickets CB) ne correspond pas au "Nb de ventes" indiqué à l'écran:
     • Cliquer sur les valeurs indiquées dans la colonne "Ss-total des ventes" pour faire apparaitre les différents paiements par chèques puis par cartes bancaires.
        
       

       

     • A l'aide de ces listes retrouver les informations (partenaires et montants), du ou des chèques et/ou ticket de carte bancaire manquant.
     • Reporter ces informations en bas de page de la feuille de caisse en même temps que les totaux (CB et chèques) et écarts comme expliqué ci-dessus.

6. Mettre les tickets de cartes bancaires dans l'enveloppe avec la feuille de caisse et mettre les chèques dans l'enveloppe "CHEQUES", qui est sous le panier des espèces du tiroir caisse.
    

7. Noter la session sur l'enveloppe (ex : "POS/2020/05/06/4419"). Si écarts ou  problèmes constatés (différences entre les sommes, envoyer un mail à comptasupercafoutch@gmail.com avec (idéalement) la photo de la feuille de caisse) ou les mêmes informations que mentionnées sur la feuille de caisse (tous les montants, les noms, les dates, et les explications)
       
8. Cliquer sur "Valider la fermeture et poster les écritures comptables".
   

   

     
9. Déposer l'enveloppe dans la bannette "Fermeture de caisse" à l'accueil.
    
10. Éteindre les deux écrans de la caisse.

Ne jamais éteindre l'ordinateur de caisse ! Ce n'est pas très grave si vous le faites mais cela va compliquer la procédure pour le coopérateur suivant au risque qu'il n'y parvienne pas...